SDS, SDB, TDS, Zertifikate und regulatorische Informationen sind längst kein reines Dokumententhema mehr. Wir verbinden Produktdaten, Variantenlogik und bestehende Systeme zu einer skalierbaren Informationsschicht – für aktuelle, konsistente und kontrolliert bereitgestellte Informationen.
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Nicht das Dokument ist entscheidend, sondern die Datenlogik dahinter.
SDS, SDB, TDS und Zertifikate entstehen aus strukturierten Produktdaten, Regeln und Freigaben – und werden kontrolliert über Portale, APIs und Fachbereiche bereitgestellt.
Wer nur PDFs verwaltet, verwaltet Symptome.
Wer Daten, Regeln und Varianten modelliert, schafft Skalierung.
Durch die vielfältigen Produkte und Funktionalitäten ist Pimcore ein System für den digitalen Unternehmer. Firmen aus zahlreichen Industrien setzen bereits auf Pimcore.
Damit ist Pimcore nicht nur für verschiedenste Bereiche gewappnet, sondern auch für individuelle Bedürfnisse: Pimcore ist keine out-of-the-box Lösung, sondern wird auf die speziellen Ansprüche eines jeden Kunden angepasst. Damit geben wir Ihnen kein 0815 System an die Hand, bei dem Sie nur die Hälfte dessen bekommen, was Sie eigentlich benötigen - sondern genau die Funktionalitäten, die Ihnen ihr tägliches Busines erleichtern.
Für kleine Unternehmen und Mittelständler bieten wir das Förderprogramm “go digital” an. Damit können Sie Ihr Projekt mit bis zu 16.500€ fördern lassen. Hier mehr zum Förderprogramm erfahren.
5.000 h manueller Prüf- und Pflegeaufwand
bei 10 Minuten pro Variante
704.000 € versteckter Gesamtaufwand im Beispiel
400.000 € direkter Prüf- und Pflegeaufwand
+144.000 € Korrekturaufwand
+160.000 € Abstimmungsaufwand
Beispielrechnung bei 80 €/h: 10 Min. Prüf- und Pflegeaufwand je Variante, 3 % Korrekturfälle sowie 500 Rückfragen/Freigaben pro Jahr mit je 2 Rollen à 2 Stunden.
Diese Herausforderungen sind strukturell – und lassen sich nicht allein durch Tools oder Einzelmaßnahmen lösen.
Ein modernes SDS- und TDS-Portal:
So entstehen skalierbare, nachvollziehbare und effiziente Prozesse.
Durch die vielfältigen Produkte und Funktionalitäten ist Pimcore ein System für den digitalen Unternehmer. Firmen aus zahlreichen Industrien setzen bereits auf Pimcore.
Damit ist Pimcore nicht nur für verschiedenste Bereiche gewappnet, sondern auch für individuelle Bedürfnisse: Pimcore ist keine out-of-the-box Lösung, sondern wird auf die speziellen Ansprüche eines jeden Kunden angepasst. Damit geben wir Ihnen kein 0815 System an die Hand, bei dem Sie nur die Hälfte dessen bekommen, was Sie eigentlich benötigen - sondern genau die Funktionalitäten, die Ihnen ihr tägliches Busines erleichtern.
Für kleine Unternehmen und Mittelständler bieten wir das Förderprogramm “go digital” an. Damit können Sie Ihr Projekt mit bis zu 16.500€ fördern lassen. Hier mehr zum Förderprogramm erfahren.
Self-Service-Kundenportal mit zentraler Produktdatenbasis und automatisierter SDS- und TDS-Generierung.
Mankiewicz Gebr. & Co.:
Skalierbare Daten- und Portalarchitektur zur automatisierten Verwaltung und Bereitstellung umfangreicher SDS- und TDS-Datenbestände.
Unternehmensweites Produktdatenmodell als Single Source of Truth mit automatisierter Ausspielung des gesamten Produktportfolios.
SDS- und TDS-Prozesse werfen in der Praxis immer wieder ähnliche Fragen auf – von der Datenstruktur über die Systemintegration bis hin zur Skalierung und Bereitstellung.
Die folgenden Abschnitte geben Antworten auf die wichtigsten Themen aus Projekten im Chemieumfeld.
Ein SDS-Portal ist im engeren Sinn ein digitaler Zugangspunkt für Sicherheitsdatenblätter. Strategisch sinnvoll wird es aber erst dann, wenn es nicht nur PDF-Dateien bereitstellt, sondern die zugrunde liegenden Produkt-, Sprach-, Länder- und Freigabelogiken steuert. REACH macht SDS zu einem regulatorischen Pflichtdokument; der eigentliche Mehrwert eines Portals entsteht jedoch durch kontrollierte, aktuelle und kontextspezifische Bereitstellung.
SDS und SDB bezeichnen in der Praxis dasselbe regulatorische Dokument, also das Sicherheitsdatenblatt beziehungsweise Safety Data Sheet. TDS beschreibt üblicherweise technische oder anwendungsbezogene Produktinformationen. MDS wird je nach Unternehmen oder Branche unterschiedlich verwendet und sollte auf der Seite daher nicht überformalisiert, sondern als weiterer Dokumenttyp innerhalb einer größeren Informationslogik erklärt werden. Nur das SDS/SDB ist im EU-Kontext klar regulatorisch in REACH verankert.
Ein Archiv kann Dateien ablegen, aber nur begrenzt Variantenlogik, Rechtekonzepte, Mehrsprachigkeit, Marktkontexte, Produktbeziehungen und regelbasierte Ausgaben steuern. Sobald dieselbe Basisinformation in unterschiedlichen Fassungen bereitgestellt werden muss, wird eine strukturierte Datenbasis wichtiger als die reine Dateiablage.
Vor allem für Chemie-, Spezialchemie-, Ingredients-, Bauchemie- und andere regulierte Industrieunternehmen mit vielen Produkten, Märkten, Sprachversionen, Kundenversionen und wiederkehrenden Dokumentenanfragen. Der Nutzen steigt, sobald Compliance, Vertrieb, Kundenservice und Datenpflege gemeinsam betroffen sind.
SDS-Dokumente müssen unter REACH- und CLP-Verordnungen bestimmte Anforderungen erfüllen.
Unternehmen sind verpflichtet, SDS regelmäßig zu aktualisieren und den Empfängern in der jeweils gültigen Version bereitzustellen.
SDS werden in spezialisierten Autorentools erstellt und auf Basis strukturierter Produkt- und Stoffdaten generiert. Ein SDS-Portal übernimmt Versionierung, Bereitstellung und Integration in angrenzende Systeme.
Ein SDS-Workflow beschreibt die Prozesse zur Erstellung, Prüfung, Freigabe und Aktualisierung von Sicherheitsdatenblättern.
Digitale Workflows sorgen für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und reduzieren manuelle Fehler.
Ohne strukturierte Daten lassen sich Versionierung, Mehrsprachigkeit und Varianten nicht automatisieren. Eine zentrale Datenbasis ist Voraussetzung für konsistente Inhalte und skalierbare Prozesse.
Ein SDS-Portal ist insbesondere für Unternehmen relevant, die:
Self-Service ermöglicht Kunden und Partnern den direkten Zugriff auf aktuelle Dokumente ohne manuelle Anfrage. Das reduziert Aufwand im Vertrieb und verbessert die Verfügbarkeit entlang der Lieferkette.
Durch die vielfältigen Produkte und Funktionalitäten ist Pimcore ein System für den digitalen Unternehmer. Firmen aus zahlreichen Industrien setzen bereits auf Pimcore.
Damit ist Pimcore nicht nur für verschiedenste Bereiche gewappnet, sondern auch für individuelle Bedürfnisse: Pimcore ist keine out-of-the-box Lösung, sondern wird auf die speziellen Ansprüche eines jeden Kunden angepasst. Damit geben wir Ihnen kein 0815 System an die Hand, bei dem Sie nur die Hälfte dessen bekommen, was Sie eigentlich benötigen - sondern genau die Funktionalitäten, die Ihnen ihr tägliches Busines erleichtern.
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SDS-Portale sind Teil bestehender Systemlandschaften und werden nicht isoliert betrieben.
Bestehende Daten und Dokumente werden häufig zusätzlich analysiert und in strukturierte Datenmodelle überführt.
Die größte Herausforderung liegt nicht im Dokument, sondern in der Struktur der zugrunde liegenden Daten.
Ohne ein sauberes Datenmodell lassen sich diese Herausforderungen nicht skalierbar lösen.
Bestehende Daten stammen meist aus unterschiedlichen Quellen – von Excel bis PDF.
Ziel ist nicht die Übernahme bestehender Dokumente, sondern der Aufbau einer konsistenten Datenbasis.
Compliance entsteht durch strukturierte Daten und klare Prozesse – nicht durch die Oberfläche.
Dadurch wird sichergestellt, dass nur aktuelle und korrekte Informationen bereitgestellt werden.
SDS- und TDS-Daten sind eng mit Produkt- und Geschäftsdaten verknüpft.
Das PIM-System bildet die zentrale Datenbasis, während ERP-Systeme kundenspezifische und marktbezogene Logiken liefern. Erst durch diese Integration werden konsistente und automatisierte Prozesse möglich.
Dokumentenarchive verwalten statische Dateien, berücksichtigen jedoch keine Varianten oder regulatorische Logik.
SDS- und TDS-Dokumente müssen jedoch je nach Land, Sprache oder Kunde dynamisch erzeugt werden. Ein SDS-Portal greift auf strukturierte Daten zu und stellt diese automatisiert und revisionssicher bereit.
SDS-Portale werden häufig als Frontend-Projekt betrachtet – die eigentlichen Herausforderungen liegen jedoch in der Daten- und Prozessstruktur.
Ohne klare Daten- und Prozessbasis bleibt ein Portal funktional, erfüllt jedoch keine Skalierungs- oder Compliance-Anforderungen.
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Ein SDS- und TDS-Portal reduziert manuellen Aufwand, verbessert die Datenqualität und erhöht die Verfügbarkeit regulatorischer Informationen.
Damit wird das Portal vom Dokumentenablageort zu einem zentralen Bestandteil der digitalen Produktkommunikation.
In vielen Unternehmen sind SDS- und TDS-Prozesse stark manuell geprägt und verursachen hohen operativen Aufwand.
Strukturierte Daten und automatisierte Prozesse führen zu deutlich effizienteren Abläufen.
Mit steigender Produktanzahl, Märkten und Sprachversionen wächst die Komplexität exponentiell.
Ein SDS-Portal arbeitet nicht mit einzelnen Dokumenten, sondern mit strukturierten Daten. Dadurch lassen sich auch große Portfolios konsistent und effizient abbilden – ohne proportional steigenden Aufwand.
Der Fokus verschiebt sich von manueller Dokumentenpflege hin zu strukturierten Daten- und Freigabeprozessen.
Risiken entstehen vor allem durch dezentrale Pflege, manuelle Verteilung und inkonsistente Daten.
Ein SDS-Portal schafft Kontrolle durch Versionierung, Freigabeworkflows und strukturierte Datenhaltung. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert und gezielt veröffentlicht.
Self-Service ermöglicht den direkten Zugriff auf aktuelle Dokumente – ohne manuelle Anfragen.
Das beschleunigt Prozesse entlang der Lieferkette und reduziert gleichzeitig den Aufwand im Vertrieb und Kundenservice.
Automatisierung standardisiert wiederkehrende Prozesse und reduziert manuellen Aufwand.
KI kann zusätzlich unterstützen, etwa bei der Analyse bestehender Dokumente oder der Extraktion von Daten. Voraussetzung bleibt jedoch eine saubere und strukturierte Datenbasis.
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Bei uns erhalten Sie Beratung, Strategie und die technische Implementierung Ihres Projektes aus einer Hand.
Gern beraten wir Sie vor Ort - oder remote per Videocall.
Vereinbaren Sie einfach ein kostenfreies Erstgespräch.
Adde Adesokan
Managing Director
Telefon: 040 688 7587-20
E-Mail: adde@polargold.de
Adde Adesokan
Managing Director Creation & Strategy
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Digitalisierung beginnt mit strukturierten Produktdaten.
Seit über 20 Jahren entwickeln wir Plattformen, Portale und PIM-Lösungen für Unternehmen mit komplexen Daten- und Prozesslandschaften.
polargold GmbH
Kleine Johannisstraße 6
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