Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Produktdaten und Datenblättern – mit KI-gestützter Zuordnung und intelligenter Suche für kundenspezifische Daten.

Lehmann&Voss&Co. ist ein führender Anbieter von hochwertigen Rohstoffen und Spezialchemikalien mit einem breiten Portfolio an Produkten für unterschiedliche Industrien. Jährlich werden über 10.000 Produktdatenblätter, Quality Statements und Zertifikate erstellt und an Kunden weltweit versendet. Dabei werden mehr als 100 Hersteller und Partner in die Prozesse eingebunden, wodurch eine hohe Datenkomplexität und Aktualisierungsfrequenz entsteht.

Die Aufgabe

Im Projekt ging es darum, Produktinformationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und die Erstellung, Bereitstellung und Nachverfolgung von Quality Statements, Zertifikaten und Produktdatenblättern zentral abzubilden.

• Produktinformationen und Dokumente in einem gemeinsamen Datenmodell zuordnen.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central über Celigo iPaaS anbinden.
• Dokumente aus den zentralen Daten erzeugen und kundenspezifisch bereitstellen.
• Dokumentenversionen und Versandvorgänge nachvollziehbar protokollieren.

Unsere Leistungen

• Beratung & Strategie
• Requirement Engineering
• Datenmodellierung
• Backend Development
• Projektmanagement
• Technischer Betrieb
• Pflege und Wartung

Funktionen

• Easy-to-use Produktmanagement
• Login für Zugriff auf kundenspezifische Produktinformationen
• KI-gestützte Produktzuordnung für Produktinformationen und Assets
• Intelligente Produktsuche
• Automatische Generierung von Quality Statements und Produktdatenblättern

Produkte

• Product Information Management (PIM)
• Workflow Designer
• Customer Management Framework (CMF)
• Single-Page-Application
• Dashboards

Technologien

• Pimcore
• Gotenberg
• Celigo iPaaS  für Microsoft Dynamics 365 Business Central
• SSO mit Open ID
• Custom GPT
• Brevo

• Tailwind

• VueJS

Die Lösung

Datenzentralisierung & Datenmodellierung

Produktinformationen werden in einer gemeinsamen Datenstruktur in Pimcore verwaltet. Das Datenmodell verbindet Produkte, Dokumente und kundenspezifische Zuordnungen. Diese zentrale Datenbasis wird für die Dokumentenerstellung und die Bereitstellung im Portal genutzt.

Automatisierte Datenimporte für Microsoft Dynamics 365 Business Central über Celigo iPaaS

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist über Celigo iPaaS angebunden. Die Integration synchronisiert Produktdaten und relevante Zertifikate mit der zentralen Plattform und automatisiert die dafür vorgesehenen Datenimporte.

Dynamische Dokumentengenerierung mit Gotenberg

Ein PDF-Exporter mit Gotenberg erzeugt Quality Statements, Zertifikate und Produktdatenblätter aus den in Pimcore verwalteten Daten. Die automatisierte Erstellung verbindet zentrale Stammdaten mit den vorgesehenen Dokumentenvorlagen.

Automatisierter Versand über Brevo

Sämtliche Dokumente werden direkt über Brevos E-Mail-Infrastruktur versendet. Vorteile dieser Lösung:

• Authentifizierung der Versanddomain über DNS-Einträge
• Unterstützung der Zustellbarkeit durch verifizierte Absender
• Automatisches Tracking & Logging für eine transparente Nachverfolgung 

Self-Service Kundenportal für mehr Effizienz

Berechtigte Kunden können die für sie bereitgestellten Dokumente selbstständig im Portal abrufen. Der kundenspezifische Zugriff verbindet Produktinformationen und Dokumente mit dem Self-Service und reduziert manuelle Bereitstellungsanfragen.

Dokumentenversionen und Versand nachvollziehen

Die Protokollierung erfasst die Erstellung und den Versand von Dokumentenversionen. Damit lässt sich nachvollziehen:

• Welche Version eines Dokuments generiert wurde
• Wann die Erstellung erfolgte
• An welchen Kunden das Dokument versendet wurde

Diese Protokollierung unterstützt eine nachvollziehbare Dokumentation und erleichtert die Prüfung bei Rückfragen oder Audits.

Das Ergebnis im Dokumentenprozess

Die zentrale Datenbasis, automatisierte Dokumentenerstellung und der Self-Service greifen im Lehmann&Voss-Projekt ineinander. Für diesen Prozess werden folgende Ergebnisse beschrieben:

• 10.000 Dokumente pro Jahr werden automatisch erstellt und versendet.
• 250 Personentage pro Jahr eingespart, die zuvor für manuelle Bearbeitung erforderlich waren.
• Die Bearbeitungszeit pro Dokument wurde von mehreren Stunden auf wenige Sekunden reduziert.
• Zentrale Datenhaltung und validierte Importe unterstützen die Datenqualität.
• Die Protokollierung macht Dokumentenversionen und Versandvorgänge nachvollziehbar.
• Die Plattform lässt sich um weitere Daten- und Dokumentenprozesse erweitern.

So verbindet die Lösung die Erstellung und Bereitstellung kundenspezifischer Dokumente mit den Daten und Systemen im Hintergrund. Mehr zu den passenden Leistungen: Produkt- und Dokumentendaten zentralisieren, Kundenportale entwickeln und ERP und Produktdatenplattformen integrieren.

Hier sind wir

Digitalisierung beginnt mit strukturierten Produktdaten.
Seit über 20 Jahren entwickeln wir Plattformen, Portale und PIM-Lösungen für Unternehmen mit komplexen Daten- und Prozesslandschaften.

polargold GmbH
Kleine Johannisstraße 6
20457 Hamburg 

E-Mail:
moin@polargold.de
Tel.:
040 688 7587-0

Produktdaten & PIM

• Produktdaten zentralisieren und mehrfach nutzen
• Regulatorische Datenplattformen (Chemie)
• Digitaler Produktpass
• Generative KI für Produktdaten
• PIM-Software & Produktdatenplattformen

Kundenportale & Systeme

• Kunden- & Self-Service-Portale
• Datenintegration & Schnittstellen
• Webplattformen & E-Commerce

Pimcore

• Pimcore PIM, DAM, CMS & DXP
• Pimcore einführen
• Von TYPO3 zu Pimcore wechseln
• Pimcore-Demo ansehen

Cases

• Lehmann&Voss: Self-Service-Kundenportal
• Mankiewicz: Datenblattportal für TDS & SDS
• IG BCE BWS: Shop & PIM-System

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