Lehmann&Voss&Co. - Self-Service für Produktdaten

Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Produktdaten und Datenblättern – mit KI-gestützter Zuordnung und intelligenter Suche für kundenspezifische Daten.

Lehmann&Voss&Co. ist ein führender Anbieter von hochwertigen Rohstoffen und Spezialchemikalien mit einem breiten Portfolio an Produkten für unterschiedliche Industrien. Jährlich werden über 10.000 Produktdatenblätter, Quality Statements und Zertifikate erstellt und an Kunden weltweit versendet. Dabei werden mehr als 100 Hersteller und Partner in die Prozesse eingebunden, wodurch eine hohe Datenkomplexität und Aktualisierungsfrequenz entsteht.

Die Herausforderung

In der chemischen Industrie sind Produktdatenblätter, Quality Statements und Zertifikate essenziell, um Kunden und Partner zuverlässig mit Informationen zu versorgen. Doch häufig sind diese Dokumente dezentral gespeichert, manuell zu erstellen und schwer nachzuverfolgen. Das führt zu:

Inkonsistenten Daten, da Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden müssen
Hohem Zeitaufwand, weil Dokumente individuell erstellt, geprüft und versendet werden
Fehlender Automatisierung, was Skalierbarkeit und Effizienz erschwert
Problemen beim Import externer Daten, insbesondere bei der Integration von Informationen aus ERP- oder Drittsystemen
Mangelnder Nachvollziehbarkeit, da nicht dokumentiert ist, welche Version eines Dokuments wann und an welchen Kunden versendet wurde

Unsere Leistungen

Beratung & Strategie
Requirement Engineering
Datenmodellierung
Backend Development
Projektmanagement
Technischer Betrieb
Pflege und Wartung

Funktionen

Easy-to-use Produktmanagement
Login für Zugriff auf kundenspezifische Produktinformationen
KI-gestützte Produktzuordnung für Produktinformationen und Assets
Intelligente Produktsuche
Automatische Generierung von Quality Statements und Produktdatenblättern

Produkte

Product Information Management (PIM)
Workflow Designer
Customer Management Framework (CMF)
Single-Page-Application
Dashboards

Technologien

Pimcore
Gotenberg
Celigo iPaaS für Microsoft Dynamics 365 Business Central
SSO mit Open ID
Custom GPT
Brevo DNS
Tailwind
VueJS

Die Lösung

Datenzentralisierung & Datenmodellierung

Alle relevanten Produktinformationen werden in einer einheitlichen Datenstruktur in Pimcore verwaltet. Durch ein cleanes Datenmodell wird sichergestellt, dass alle Dokumente mit konsistenten und stets aktuellen Informationen befüllt werden.

Automatisierte Datenimporte für Microsoft Dynamics 365 Business Central über Celigo iPaaS

Die Integration mit MS Dynamics erfolgt über Celigo iPaaS, wodurch Produktdaten und relevante Zertifikate automatisch synchronisiert werden. So werden externe Datenquellen effizient eingebunden, ohne dass manuelle Importe erforderlich sind.

Dynamische Dokumentengenerierung mit Gotenberg

Die Erstellung von Quality Statements, Zertifikaten und Produktdatenblättern erfolgt vollautomatisch über einen PDF-Exporter mit Gotenberg. Dadurch werden Dokumente immer auf Basis der aktuellen Stammdaten generiert.

Automatisierter Versand über Brevo DNS

Sämtliche Dokumente werden direkt über Brevo’s E-Mail-Infrastruktur versendet. Vorteile dieser Lösung:

Optimierte Zustellraten durch professionelle DNS-Verwaltung
Reduzierung von Spam-Problemen dank verifizierter Absender
Automatisches Tracking & Logging für eine transparente Nachverfolgung

Self-Service Kundenportal für mehr Effizienz

Kunden können benötigte Dokumente jederzeit selbstständig über das Self-Service-Portal abrufen. Dadurch entfällt die manuelle Bearbeitung von Anfragen, und Dokumente sind sofort verfügbar.

Lückenlose Nachvollziehbarkeit & Audit-Funktion

Jede erstellte und versendete Dokumentenversion wird erfasst, sodass genau nachvollzogen werden kann:

Welche Version eines Dokuments generiert wurde
Wann die Erstellung erfolgte
An welchen Kunden das Dokument versendet wurde

Dies stellt eine rechtssichere Dokumentation sicher und ermöglicht eine schnelle Nachverfolgbarkeit im Fall von Rückfragen oder Audits.

Das Ergebnis

Durch die Implementierung dieser Lösung wurden erhebliche Einsparungen und Prozessverbesserungen erzielt:

10.000 Dokumente pro Jahr werden automatisch erstellt und versendet
250 Personentage eingespart, die zuvor für manuelle Bearbeitung erforderlich waren
Erhöhte Datenqualität durch zentrale Datenhaltung und validierte Imports
Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch automatische Protokollierung aller erstellten und versendeten Dokumente
Reduktion der Bearbeitungszeit pro Dokument von mehreren Stunden auf wenige Sekunden
Skalierbare & zukunftssichere Plattform, die flexibel erweitert werden kann

Mit dieser Lösung wird nicht nur die Effizienz erheblich gesteigert, sondern auch eine höhere Transparenz, Verlässlichkeit und Rechtssicherheit in der Dokumentenverwaltung erreicht. Unternehmen profitieren von einer nahtlosen Integration, einem hohen Automatisierungsgrad und einer spürbaren Entlastung im Tagesgeschäft.